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Déc

Prioriser l’importance sur l’urgence avec la Matrice Eisenhower

Dans le domaine du recrutement comme dans d'autres métiers, le temps est compté. Lorsque nous faisons du sourcing, nous pouvons passer des minutes voire des heures à la fois à traiter des candidatures mais également à rechercher la perle idéale ou un mouton à cinq pattes.

Alors, la notion de priorisation entre l'important et l'urgent est capitale. Comment organiser sa journée ? Faire une Todolist est bien mais n’est pas une fin en soi. Quelle tache faire en premier, quelle priorité ?

En gestion du temps et des priorités, la Matrice Eisenhower est un incontournable.  Elle revient dans pratiquement tous les livres qui abordent la notion du temps. Je m’étonne même parfois que certaines personnes ne la connaissent pas étant donné sa simplicité et les résultats qu’elle procure. Au début de ma carrière il y a 20 ans, j’ai lu un livre expliquant ces notions d’important et d’urgent et je m’en sers encore aujourd’hui.

Alors, commençons par différencier l’important de l’urgent. Tout d’abord, il faut partir du postulat suivant : l’importance est un choix et l’urgence est un fait. Il y a donc un avantage évident à prioriser l’importance sur l’urgence pour s’en sortir.  Et la matrice Eisenhower est un outil formidable pour ça.

Conçue par Dwight David Eisenhower, la Matrice d'Eisenhower est composée de 2 axes : l’importance et l’urgence.  Ces 2 axes créent 4 quadrants :

Q1 : important et urgent

Q2 : important et non-urgent

Q3 : non-important et urgent

Q4 : non-important et non-urgent

L’axe de l’importance

Lorsque vous déterminez l’importance d’une tâche, vous le faites selon une logique liée à vos missions, à vos objectifs et vos critères personnels. L’important peut varier en fonction de votre position hiérarchique mais également en fonction du temps et des projets sur lesquels vous travaillez. Soyez le plus honnête possible avec vous-même

L’axe de l’urgence

Le sentiment d’urgence vis-à-vis une tâche peut être influencé par différents facteurs, certains internes et d’autres externes. Entre autres : la date d’échéance, le temps requis et la difficulté pour la réaliser, la pression par le demandeur.

Pour vous en sortir, vous devez commencer dès maintenant à questionner l’urgence en demandant : « tu en as besoin pour quand ?  ». Mieux encore, vous pouvez vous-même fixer un moment dans le futur : « je peux te remettre ça mercredi prochain ?  » Dans les 2 cas, l’urgence ressentie sera réajustée à la réalité.

 

Les 4 quadrants de la matrice d’Eisenhower

Pour prioriser les tâches, il faut utiliser les quadrants dans l’ordre présenté sur l’image.  Vous constatez que le Q2 (important et non-urgent) vient avant le Q3 (urgent et non-important). Ainsi, vous prioriser l’importance sur l’urgence

Pour y parvenir, il faut éliminer le temps passé dans le Q4 (souvent des échappatoires pour souffler un peu, car trop d’urgences) et réduire au maximum le Q3.  Ainsi, le temps libéré devient disponible pour les quadrants « important » Q1 et Q2, permettant du même coup de devenir moins réactif et plus proactif.

 

L’importance est un choix et l’urgence est un fait : L’élément qui est rarement mis en lumière est que l’importance est avant tout un choix, relié à une notion de valeur ajoutée. Comparativement à l’importance, l’urgence est un fait relié à une notion de temps.

 

Nos Conseils

  • Prenez 10 minutes le matin avant de commencer votre journée. Faites la liste des actions de votre Todolist y compris les actions que vous n’avez pas fini la veille.

  • Classez-les dans chacun des 4 cadrans de la matrice

  • Estimez le temps nécessaire pour réaliser chacune de vos taches pour quelles rentrent dans votre journée de travail.

  • Prévoyez au minimum 20 % de temps libre lié à des demandes de dernières minutes.

  • L’objectif est que l’ensemble des missions et taches soient finies à la fin de votre journée.

  • Ça y est, votre journée est prête et organisée : YAPLUKA !

 

Allez, on est sympa, on vous partage notre fichier Excel vous permettant de créer votre agenda papier avec la matrice d’Eisenhower :

https://drive.google.com/open?id=1V2gm4rzvUXVRkK-7TWKkCtM0Q6kpuxsm

 

Source : Nicolas D'HOOGHE 

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