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publié le : 12-03-2020

Le télétravail est un vrai sujet dans notre société. Certaines entreprises l’ont déjà mises en place, d’autres l’ont pour projet et pour certains c’est “hors de question !”. Mais en ce moment, ce n’est plus vraiment une question de choix, puisqu’à cause (ou grâce) au coronavirus, certaines entreprises n’ont pas d’autre choix que de le mettre en place.

En effet, l’article L1222-11 du Code du Travail indique “qu’en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés."

Il nous semblait donc important de vous en parler et de vous donner quelques conseils qui vous serviront peut-être même après l’épidémie, pour bien gérer vos collaborateurs à distance.

Les principales difficultés du management à distance sont l’absence de contact, la confiance mutuelle envers les collaborateurs, l’évaluation de leur performance et l’intégration. C’est pour pallier ces difficultés, que nous vous proposons dans ce nouvel article, quelques conseils pour manager vos collaborateurs à distance.

Choisir les bons outils de communication

La première difficulté est donc l’absence de contact, l’absence de communication. Lorsque tous les collaborateurs se retrouvent dans le même établissement, il est plus facile d’échanger. Quand nous avons besoin par exemple d’un document ou d’une information, on peut tout simplement aller dans le bureau de la personne concernée qui pourra nous répondre en direct. Au contraire, en travaillant en dehors de l’entreprise, il devient vite impossible de se déplacer pour aller voir notre collègue.

Les outils de communication deviennent alors des outils indispensables pour communiquer et partager des informations de manière instantanée. Le manager devra donc veiller à ce que ses collaborateurs ont à leur disposition les outils nécessaires, tels que le téléphone et l’ordinateur avec un accès internet. Il devra également mettre en place des espaces collaboratifs, dans lesquels nous pouvons y retrouver par exemple un agenda partagé ou encore le Drive Google.

Cependant, il est important de bien choisir l’outil adapté selon le message à transmettre : un appel supposera davantage une urgence qu’un mail et le sms sera réservé aux demandes simples et courtes, qui ne nécessitent pas d’explications supplémentaires.

Entretenir l’esprit d’équipe

L’une des choses les plus compliqués dans le travail à distance est la création d’une cohésion d’équipe. C’est pourtant un point à ne surtout pas négliger si le manager veut garder ses collaborateurs motivés et performants. En effet, selon la pyramide de Maslow, le besoin d’appartenance serait une des principales motivations d’un individu. Il est donc important de mettre en place des actions pour souder les collaborateurs et pallier le sentiment d’isolation.

Pour cela, le manager peut dans un premier temps organiser l’intégration d’un nouveau collaborateur de façon à ce qu’il rencontre ses futurs collègues en organisant des repas collectifs lors de ses premiers jours.

Dans un deuxième temps, comme dit plus haut, le manager devra mettre en place un intranet sur lequel les employés peuvent discuter et suivre l’actualité des autres.

L’organisation de team building et de séminaires sont également très conseillés, afin de permettre aux équipes d’apprendre à se connaître et de mieux travailler ensemble par la suite.

Enfin, les collaborateurs peuvent se retrouver à l’extérieur de l’entreprise autour d’une atmosphère plus décontractée, lors d’afterworks, petits déjeuners ou encore lors de soirées thématiques. Les employés doivent pouvoir associer des visages et des caractères aux personnes avec qui ils travaillent.

Trouver la bonne dose de flexibilité

Quelle est la bonne méthode pour mettre en place des règles à ceux qui travaillent à distance ? Le manager doit-il mettre en place des règles précises et strictes pour éviter tout “laisser-aller” ou avoir confiance en ses collaborateurs et les laisser-faire ? La meilleure solution est de trouver le juste milieu.

En effet, le manager et le collaborateur doivent définir ensemble des objectifs de façon rigoureuse. Il est important que ces objectifs soient transparents et que le manager et le collaborateur soient sur la même longueur d’ondes. Il est donc conseillé de mettre en place des deadlines qui permettront au collaborateur de s’organiser en fonction des priorités.

Nous en venons donc au fait qu’il faudra également lui laisser une certaine flexibilité sur l’organisation de son travail. Tant que les objectifs sont atteints à la deadline, le manager peut lui faire confiance.

Enfin, les échanges entre manager et collaborateurs seront primordiales, afin de pouvoir négocier s’il y a des imprévus sur l’avancée des missions qui ont été confiées. Ces échanges permettront aux deux individus de développer une certaine confiance envers l’autre et de motiver le collaborateur.

Ecouter son équipe

Comme évoqué plus haut, l’une des principales motivations d’un individu est l’appartenance à un groupe. Le collaborateur doit se sentir appartenir à l’entreprise, même en travaillant à distance. Alors pour cela, hors de question pour le manager de l’oublier et de le mettre de côté ! Chaque salarié a besoin qu’on lui accorde de l’attention.

Pour ne pas les oublier et les impliquer dans la vie de l’entreprise, le manager doit dans un premier temps, faire des retours positifs à ses collaborateurs. C’est très important pour les garder motivés malgré leur isolation. Leur besoin de reconnaissance sera respecté et gagneront de ce fait en productivité.

Dans un second temps, il est primordial de prendre soin de ses collaborateurs. Le manager devra se préoccuper de leurs besoins et de mettre en place des solutions s’ils rencontrent des problématiques. Un point mensuel permet de prendre des nouvelles de son collaborateur et de s’assurer de son bien être en lui posant quelques questions sur sa relation avec les membres de l’équipe, sur le ressenti du travail à distance, sur les difficultés, etc.

Enfin, le manager doit être disponible pour réussir le management à distance. Les collaborateurs ne doivent pas se sentir oubliés et doivent savoir que leur manager est disponible en cas de difficulté.

Responsabiliser et Mesurer

Après avoir défini des objectifs clairs et précis, le manager doit comme en entreprise, mesurer les résultats de ses employés. Et c’est à ce moment-là où le manager se rend compte que les objectifs fixés ont été atteint, que ce dernier sait qu’il peut faire confiance à son collaborateur. Le but n’est pas non plus de contrôler tous les faits et gestes des employés afin de leur laisser une certaine autonomie.

Pour cela, il est d’abord important de responsabiliser les employés en donnant un sens à leurs missions et en leur évoquant des possibilités d’évolution. Encore ici, cela renforcera le besoin d’appartenance du collaborateur.

Dans un second temps, la mise en place de points réguliers (mensuels, hebdomadaires et quotidiens) est fortement conseillé. Il peut s’agit ici d’échanger avec les employés sur l’avancement de leurs projets. Cela permettra d’abord de vérifier leur implication, mais également de les accompagner sur les points qui font obstacle. Par ailleurs, cela impact leur motivation car les salariés savent qu’ils devront rendre compte de leur avancement. Par ailleurs, un briefing collectif de 15 à 30 min peut être réalisé chaque semaine, afin de faire un point sur les résultats obtenus et ceux à atteindre.

Enfin, il arrive que les collaborateurs ne soient pas aussi efficaces et compétents que ce que vous aviez imaginé. Le feedback négatif peut être utilisé s’il est bien réfléchi. Les objectifs ne sont surtout pas la critique pure et simple, mais la compréhension et l’amélioration. Il ne s’agit donc pas simplement de retours négatifs mais surtout d’un échange en se posant les bonnes questions : Pourquoi cela se passe mal et comment le corriger ? Il est fondamental de rester factuel et d’intégrer les conséquences que son comportement a impliquées lors de la conversation pour que le salarié saisisse l’ampleur du problème.

Pour conclure

Avant de vous lancer dans l’expérience du management à distance, il faut bien réfléchir et s’organiser afin d’être prêt à gérer les obstacles auxquels vous allez faire face. En effet, si vous êtes habitué à surveiller visuellement vos collaborateurs, ce nouveau mode de fonctionnement risque de vous perturber légèrement lors de sa mise en place, puisque vous n’aurez plus cette aptitude de supervision directe. Cependant, ne vous inquiétez pas, des moyens efficaces vous permettent d’être à l’aise avec ce système de management.

► D’abord, ne choisissez pas n’importe lequel de vos collaborateurs pour travailler à distance. En effet, certaines personnes sont plus aptes à travailler en autonomie par rapport à d’autres. Il s’agit donc de savoir déceler les comportements en adéquation avec ce type de travail.

► Par ailleurs, nous avons vu qu’il était important de savoir utiliser des outils de communication adaptés, afin de faire passer les bons messages au bon moment et de la bonne façon.

► De plus, l’esprit d’équipe est indispensable dans ce type de management, car les collaborateurs isolés doivent se sentir appartenir au groupe afin d’être plus motivés et impliqués dans leur travail.

► Il est également recommandé de mettre en place un processus décisionnel intelligent, collaboratif et flexible des objectifs, pour permettre un cadre de travail précis qui peut changer en cas de nécessité. Une fois la transparence privilégiée, la communication ne sera que plus fluide.

► En outre, l’attention portée aux salariés sera une force considérable dans votre management, notamment par le suivi professionnel et personnel des équipes.

► Enfin, savoir responsabiliser ses collaborateurs et leur faire confiance, tout en établissant un certain suivi de la performance permettra une satisfaction optimale.