Qu'est ce que la Matrice Eisenhower ? Quelle est la différence entre l'important et l'urgent ?

Dans le domaine du recrutement comme dans d'autres métiers, le temps est compté. Lorsque nous faisons du sourcing, nous pouvons passer des minutes voire des heures à la fois à traiter des candidatures mais également à rechercher la perle idéale ou un mouton à cinq pattes.

Alors, la notion de priorisation entre l'important et l'urgent est capitale. Comment organiser sa journée ? Faire une To Do List  c'est bien mais ce n’est pas une fin en soi. Quelle tâche faire en premier, quelle priorité ?

C'est quoi une Matrice Eisenhower ? 

La Matrice Eisenhower est la référence lorsque l'on parle de gestion de temps.  Il y a bon nombre de livres qui en font référence et qui vous donnent un éclairage sur son utilisation. Au début de ma carrière, j'ai eu la chance d'avoir un de ces livres entre les mains et sa méthode a complétement modifié mes journées de travail. Je m'en sers encore aujourd'hui

Alors, commençons par différencier l’important de l’urgent. Tout d’abord, il faut partir du postulat suivant : l’importance est un choix et l’urgence est un fait. Il y a donc un avantage à prioriser l’importance sur l’urgence.  Et la matrice Eisenhower est un outil formidable pour ça.

Conçue par Dwight David Eisenhower, la Matrice est composée de 2 axes : l’importance et l’urgence.  Ces 2 axes créent 4 quadrants :

Q1 : important et urgent

Q2 : important et non-urgent

Q3 : non-important et urgent

Q4 : non-important et non-urgent

L’axe de l’importance

Lorsque vous déterminez l’importance d’une tâche, vous le faites selon une logique liée à vos missions, à vos objectifs et vos critères personnels. L’important peut varier en fonction de votre position hiérarchique mais également en fonction du temps et des projets sur lesquels vous travaillez. Soyez le plus honnête possible avec vous-même. 

L’axe de l’urgence

Le sentiment d’urgence vis-à-vis une tâche peut être influencé par différents facteurs qui peuvent être internes. Par exemple: la date d’échéance, le temps requis et la difficulté pour la réaliser, la pression par le demandeur.

Une des étapes peut être les plus compliquées est de définir ce qui est réellement ce qui est urgent. Certains vous diront que tout est urgent. Non, il faut savoir prioriser et définir ce qui l'est réellement de ce qui ne l'est pas. Pour cela, vous pouvez vous poser les questions suivantes :

- tu en as besoin pour quand ?  ». Mieux encore, vous pouvez vous-même fixer un moment dans le futur : « je peux te remettre ça mercredi prochain ?  » Dans les 2 cas, l’urgence ressentie sera réajustée à la réalité.

Les 4 quadrants de la matrice d’Eisenhower

Pour prioriser les tâches, il faut utiliser les quadrants dans l’ordre présenté sur l’image ci-dessus.  Vous constatez que le Q2 (important et non-urgent) vient avant le Q3 (urgent et non-important). Vous priorisez donc l’importance sur l’urgence. 

Il vous faudra aussi éliminer le temps passé dans le Q4 (souvent des échappatoires pour souffler un peu, car trop d’urgences) et réduire au maximum le Q3.  Ainsi, le temps libéré devient disponible pour les quadrants « important » Q1 et Q2, permettant du même coup de devenir moins réactif et plus proactif. En d'autres termes, cette approche vous évitera de faire le pompier.  Par exemple, j'ai pris l'habitude de réaliser des tâches de fond plutôt le matin assez tôt. C'est l'heure à laquelle je suis le plus disponible intellectuellement avant le "rush" de la journée.

L’importance est un choix et l’urgence est un fait : L’élément qui est rarement mis en lumière est que l’importance est avant tout un choix, relié à une notion de valeur ajoutée. Comparativement à l’importance, l’urgence est un fait relié à une notion de temps.

Nos Conseils

• Prenez 10 minutes le matin avant de commencer votre journée. Faites la liste des actions de votre To DO List y compris les actions que vous n’avez pas finies la veille.

• Classez-les dans chacun des 4 cadrans de la matrice

• Estimez le temps nécessaire pour réaliser chacune de vos taches pour quelles rentrent dans votre journée de travail.

• Prévoyez au minimum 20 % de temps libre lié à des demandes de dernières minutes.

• L’objectif est que l’ensemble des missions et taches soient finies à la fin de votre journée.

• Ça y est, votre journée est prête et organisée : YAPLUKA !

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Source : Nicolas D'HOOGHE